Osnovati klub je projekt koji se jednom završi. Voditi klub je posao koji se ponavlja: svaki tjedan isti popis zadataka, isti ljudi koje treba obavijestiti, iste članarine koje treba naplatiti. Većinu klubova u Hrvatskoj ne vodi zaposleni menadžer, nego trener, tajnik ili predsjednik koji sve to radi nakon svog posla.
Dobra vijest: svakodnevno vođenje kluba svodi se na pet poslova. Tko ih drži pod kontrolom, vodi uredan klub, bez obzira na to ima li klub 30 ili 300 članova. Evo ih redom, s najčešćim greškama i načinom da se svaki pojednostavi.
1. Evidencija članova: jedan popis koji je uvijek točan
Sve počinje od popisa članova. Tko je aktivan, u kojoj je skupini, koji su kontakt podaci, a za djecu i kontakt roditelja. Zvuči jednostavno, dok se ne pokaže da klub ima tri verzije popisa: jednu kod tajnika, jednu kod trenera i jednu u staroj tablici koju nitko više ne otvara.
Pravilo je kratko: jedan popis, na jednom mjestu, koji svi koriste. Za svakog člana dovoljno je nekoliko podataka: ime, godište, skupina ili ekipa, kontakt i status članarine. Sve preko toga možete dodati poslije, kad zatreba.
Najčešća greška su „duhovi" na popisu: članovi koji su prestali dolaziti prije pola godine, ali ih nitko nije označio kao neaktivne. Zbog njih ne znate ni koliko članova klub zaista ima, ni koliko bi članarina trebalo sjesti na račun svakog mjeseca.
2. Članarine: naplata bez jurenja po porukama
Članarine su najosjetljiviji dio vođenja kluba, jer se tu miješaju novac i osobni odnosi. Nikome nije ugodno opominjati roditelja koji kasni s uplatom, pa se opomene odgađaju, a klub šuti i trpi manjak.
Tri navike rješavaju najveći dio problema. Prvo, sve uplate idu na račun kluba, ne na privatne račune, to ste riješili još kod osnivanja. Drugo, za svaki mjesec treba postojati jasan pregled: tko je platio, tko nije i koliko klub ukupno potražuje. Treće, podsjetnik za dospjelu članarinu treba stići automatski, jer poruka iz sustava nikome nije neugodna, a poruka od trenera jest.
3. Raspored treninga: jedno mjesto gdje se sve gleda
Pitanje „Kad je trening?" djeluje bezazleno dok ga ne dobijete dvadeset puta tjedno. Raspored koji živi u WhatsApp grupi u praksi ne postoji: svaka izmjena termina nova je poruka, a poruka se do večeri izgubi u moru drugih poruka.
Rasporedu treba jedno mjesto gdje se uvijek gleda i gdje izmjena vrijedi čim je unesete. Ako se termin u dvorani pomakne, svi na koje se to odnosi trebaju to saznati odmah, a ne da trener zove redom. Isto vrijedi za utakmice, turnire i odlaske na pripreme.
4. Komunikacija s članovima i roditeljima
Klupska komunikacija ima dva dijela koja ne treba miješati. Jedno su obavijesti: termin je pomaknut, utakmica je u subotu u deset, članarina za ovaj mjesec je dospjela. Drugo je neformalni razgovor. Obavijesti moraju stići do svakog člana, razgovor ne mora.
Zato obavijesti treba slati kanalom koji ne ovisi o tome je li netko pročitao grupu do kraja. Za djecu je posebno važno da obavijesti stižu roditeljima, jer odluke o dolasku, prijevozu i plaćanju donose oni, a ne dijete koje je u dvorani.
5. Zadržavanje članova: primijetite odustajanje na vrijeme
Najskuplji član je onaj koji ode. Dovesti novog člana košta truda, preporuka i vremena, a zadržati postojećeg često znači samo primijetiti na vrijeme da nešto nije u redu.
Signal je gotovo uvijek isti: dolasci padnu prije nego što članarina prestane stizati. Član prvo počne preskakati treninge, pa dolazi svaki drugi tjedan, pa se javi da „pauzira". Klub koji bilježi dolaske po treningu vidi taj obrazac na vrijeme i može reagirati, razgovorom, promjenom skupine ili termina. Klub koji dolaske ne bilježi, sazna tek kad član odustane.
Financije i obveze koje ne smijete zaboraviti
Klub je pravna osoba, pa uz sportski dio idu i obveze: knjigovodstvo, godišnji izvještaji neprofitne organizacije, obnova članstva u savezu i, ako klub dobiva sredstva iz lokalnog proračuna, pravdanje tih sredstava. Za knjige je najpraktičnije naći knjigovođu koji već radi s udrugama, to nije trošak na kojem se isplati štedjeti.
Ako klub tek trebate osnovati, cijeli postupak, od osnivačke skupštine do upisa u Registar udruga, opisali smo u vodiču kako osnovati i registrirati sportski klub u Hrvatskoj.
Kojim alatom voditi klub
Do tridesetak članova klub se sasvim pristojno vodi tablicom i grupom. Negdje iznad te granice počinje kaos: verzije tablice se razilaze, članarine se prate napamet, a rasporedi po skupinama postaju posao za sebe. Što sve postoji na tržištu, od tablica i grupa do pravih klupskih platformi, usporedili smo u pregledu vrsta aplikacija za upravljanje sportskim klubovima.
ClubMon je napravljen upravo za ovih pet poslova: profili članova sa statusom, praćenje članarina s automatskim podsjetnicima, raspored treninga u mobilnoj aplikaciji koju članovi i roditelji zaista gledaju i dolasci po treningu. Radi za klubove svih sportova i za školu sporta, a postavljanje traje manje od sat vremena. Pogledajte što sve radi i koliko košta.
Često postavljana pitanja
Što sve obuhvaća vođenje sportskog kluba?
Pet poslova koji se ponavljaju: evidencija članova, naplata članarina, raspored treninga, obavještavanje članova i roditelja te zadržavanje postojećih članova. Uz to idu povremene obveze kluba kao pravne osobe: knjigovodstvo, godišnji izvještaji i članstvo u sportskom savezu.
Koji je najbolji program za vođenje sportskog kluba?
Onaj koji vaš klub zaista koristi svaki tjedan. U regiji se koriste ClubMon, Treniraj Lako i VodimKlub. ClubMon je napravljen za male i srednje klubove: jednostavan je za postavljanje, na hrvatskom je i besplatan za klubove do 30 članova, pa ga možete isprobati bez troška i odluku donijeti u praksi.
Kako se vodi evidencija članova kluba?
Jedan popis koji svi u klubu koriste, s osnovnim podacima po članu: ime, godište, skupina ili ekipa, kontakt, a za djecu i kontakt roditelja, plus status članarine. Važno je neaktivne članove redovito označavati, da popis ne bi prikazivao članove koji odavno ne dolaze.
Kako klub najlakše prati članarine?
Preglednim stanjem po mjesecu: tko je platio, tko kasni i koliko klub ukupno potražuje. Sve uplate trebaju ići na račun kluba, a podsjetnici za dospjele članarine slati se automatski, tako da nitko iz kluba ne mora osobno opominjati članove i roditelje.
Kada je klubu dovoljna tablica?
Do tridesetak članova i jedne ili dvije skupine, tablica i WhatsApp grupa mogu odraditi posao. Kad klub ima više skupina, više trenera ili se članarine stalno jure, tablica postaje usko grlo: verzije se razilaze, izmjene rasporeda se gube, a pregled plaćanja radi se ručno svakog mjeseca.
Koliko košta program za vođenje sportskog kluba?
ClubMon je besplatan za klubove do 30 članova, bez vremenskog ograničenja. Pro plan je 15 eura mjesečno za do 200 članova, a Club plan 35 eura mjesečno bez ograničenja broja članova. Kartica nije potrebna za početak.