Osnovati klub je projekat koji se jednom završi. Voditi klub je posao koji se ponavlja: svake sedmice isti spisak zadataka, isti ljudi koje treba obavijestiti, iste članarine koje treba naplatiti. Većinu klubova u Bosni i Hercegovini ne vodi zaposleni menadžer, nego trener, sekretar ili predsjednik koji sve to radi poslije svog posla.
Dobra vijest je da se svakodnevno vođenje kluba svodi na pet poslova. Ko ih drži pod kontrolom, vodi uredan klub, bez obzira na to da li klub ima 30 ili 300 članova. Evo ih redom, s najčešćim greškama i načinom da se svaki pojednostavi.
1. Evidencija članova: jedan spisak koji je uvijek tačan
Sve počinje od spiska članova. Ko je aktivan, u kojoj je grupi, koji su kontakt podaci, a za djecu i kontakt roditelja. Zvuči jednostavno, dok se ne ispostavi da klub ima tri verzije spiska: jednu kod sekretara, jednu kod trenera i jednu u staroj tabeli koju niko više ne otvara.
Pravilo je kratko: jedan spisak, na jednom mjestu, koji svi koriste. Za svakog člana dovoljno je nekoliko podataka: ime, godište, grupa ili tim, kontakt i status članarine. Sve preko toga možete dodati kasnije, kada zatreba.
Najčešća greška su „duhovi" na spisku: članovi koji su prestali dolaziti prije pola godine, ali ih niko nije označio kao neaktivne. Zbog njih ne znate ni koliko članova klub zaista ima, ni koliko bi članarina trebalo leći svakog mjeseca.
2. Članarine: naplata bez jurenja po porukama
Članarine su najosjetljiviji dio vođenja kluba, jer se tu miješaju novac i lični odnosi. Nikome nije prijatno opominjati roditelja koji kasni s uplatom, pa se opomene odgađaju, a klub šuti i trpi manjak.
Tri navike rješavaju najveći dio problema. Prvo, sve uplate idu na račun kluba, ne na privatne račune, to ste riješili još kod osnivanja. Drugo, za svaki mjesec treba postojati jasan pregled: ko je platio, ko nije i koliko klub ukupno potražuje. Treće, podsjetnik za dospjelu članarinu treba stići automatski, jer poruka iz sistema nije neprijatna nikome, a poruka od trenera jeste.
3. Raspored treninga: jedno mjesto gdje se sve gleda
Pitanje „kada je trening?" djeluje bezazleno dok ga ne dobijete dvadeset puta sedmično. Raspored koji živi u Viber grupi u praksi ne postoji: svaka izmjena termina je nova poruka, a poruka se do večeri izgubi u moru drugih poruka.
Rasporedu treba jedno mjesto gdje se uvijek gleda i gdje izmjena vrijedi čim je unesete. Ako se termin u dvorani pomjeri, svi na koje se to odnosi treba to da saznaju odmah, a ne da trener zove redom. Isto vrijedi za utakmice, turnire i odlaske na pripreme.
4. Komunikacija sa članovima i roditeljima
Klupska komunikacija ima dva dijela koja ne treba miješati. Jedno su obavještenja: termin je pomjeren, utakmica je u subotu u deset, članarina za ovaj mjesec je dospjela. Drugo je ćaskanje. Obavještenja moraju stići do svakog člana, ćaskanje ne mora.
Zato obavještenja treba slati kanalom koji ne zavisi od toga da li je neko pročitao grupu do kraja. Za djecu je posebno važno da obavještenja stižu roditeljima, jer odluke o dolasku, prevozu i plaćanju donose oni, a ne dijete koje je u dvorani.
5. Zadržavanje članova: primijetite odustajanje na vrijeme
Najskuplji član je onaj koji ode. Dovesti novog člana košta truda, preporuka i vremena, a zadržati postojećeg često znači samo primijetiti na vrijeme da nešto nije u redu.
Signal je gotovo uvijek isti: prisustvo padne prije nego što članarina prestane stizati. Član prvo počne preskakati treninge, pa dolazi svake druge sedmice, pa se javi da „pauzira". Klub koji bilježi prisustvo po treningu vidi taj obrazac na vrijeme i može reagirati, razgovorom, promjenom grupe ili termina. Klub koji prisustvo ne bilježi, sazna tek kada član odustane.
Finansije i obaveze koje ne smijete zaboraviti
Klub je pravno lice, pa uz sportski dio idu i obaveze: knjigovodstvo, godišnji izvještaji, obnova članstva u savezu i, ako klub dobija sredstva iz lokalnog budžeta, pravdanje tih sredstava. Za knjige je najpraktičnije naći knjigovođu koji već radi s udruženjima, to nije trošak na kojem se isplati štedjeti.
Ako klub tek treba da osnujete, cijeli postupak, od osnivačke skupštine do upisa u registar, opisali smo u vodiču kako osnovati i registrirati sportski klub u BiH.
Kojim alatom voditi klub
Do tridesetak članova klub se sasvim pristojno vodi tabelom i grupom. Negdje iznad te granice počinje haos: verzije tabele se razilaze, članarine se prate napamet, a rasporedi po grupama postaju posao za sebe. Šta sve postoji na tržištu, od tabela i grupa do pravih klupskih platformi, uporedili smo u pregledu vrsta aplikacija za upravljanje sportskim klubovima.
ClubMon je napravljen upravo za ovih pet poslova: profili članova sa statusom, praćenje članarina s automatskim podsjetnicima, raspored treninga u mobilnoj aplikaciji koju članovi i roditelji zaista gledaju i prisustvo po treningu. Radi za klubove svih sportova i za školu sporta, a postavljanje traje manje od sat vremena. Pogledajte šta sve radi i koliko košta.
Često postavljana pitanja
Šta sve obuhvata vođenje sportskog kluba?
Pet poslova koji se ponavljaju: evidencija članova, naplata članarina, raspored treninga, obavještavanje članova i roditelja i zadržavanje postojećih članova. Uz to idu povremene obaveze kluba kao pravnog lica: knjigovodstvo, godišnji izvještaji i članstvo u sportskom savezu.
Koji je najbolji program za vođenje sportskog kluba?
Onaj koji vaš klub zaista koristi svake sedmice. U regionu se koriste ClubMon, Treniraj Lako i VodimKlub. ClubMon je napravljen za male i srednje klubove: jednostavan je za postavljanje, na bosanskom je i besplatan za klubove do 30 članova, pa možete da ga isprobate bez troška i odluku donesete u praksi.
Kako se vodi evidencija članova kluba?
Jedan spisak koji svi u klubu koriste, s osnovnim podacima po članu: ime, godište, grupa ili tim, kontakt, a za djecu i kontakt roditelja, plus status članarine. Važno je da se neaktivni članovi redovno označavaju, da spisak ne bi pokazivao članove koji odavno ne dolaze.
Kako klub najlakše prati članarine?
Preglednim stanjem po mjesecu: ko je platio, ko kasni i koliko klub ukupno potražuje. Sve uplate treba da idu na račun kluba, a podsjetnici za dospjele članarine da se šalju automatski, tako da niko iz kluba ne mora lično opominjati članove i roditelje.
Kada je klubu dovoljna tabela?
Do tridesetak članova i jedne ili dvije grupe, tabela i Viber grupa mogu odraditi posao. Kada klub ima više grupa, više trenera ili se članarine stalno jure, tabela postaje usko grlo: verzije se razilaze, izmjene rasporeda se gube, a pregled plaćanja se pravi ručno svakog mjeseca.
Koliko košta program za vođenje sportskog kluba?
ClubMon je besplatan za klubove do 30 članova, bez vremenskog ograničenja. Pro plan je 15 eura mjesečno za do 200 članova, a Club plan 35 eura mjesečno bez ograničenja broja članova. Kartica nije potrebna za početak.