Osnovati klub je projekat koji se jednom završi. Voditi klub je posao koji se ponavlja: svake nedelje isti spisak zadataka, isti ljudi koje treba obavestiti, iste članarine koje treba naplatiti. Većinu klubova u Srbiji ne vodi zaposleni menadžer, nego trener, sekretar ili predsednik koji sve to radi posle svog posla.
Dobra vest je da se svakodnevno vođenje kluba svodi na pet poslova. Ko ih drži pod kontrolom, vodi uredan klub, bez obzira na to da li klub ima 30 ili 300 članova. Evo ih redom, sa najčešćim greškama i načinom da se svaki pojednostavi.
1. Evidencija članova: jedan spisak koji je uvek tačan
Sve počinje od spiska članova. Ko je aktivan, u kojoj je grupi, koji su kontakt podaci, a za decu i kontakt roditelja. Zvuči jednostavno, dok se ne ispostavi da klub ima tri verzije spiska: jednu kod sekretara, jednu kod trenera i jednu u staroj tabeli koju niko više ne otvara.
Pravilo je kratko: jedan spisak, na jednom mestu, koji svi koriste. Za svakog člana dovoljno je nekoliko podataka: ime, godište, grupa ili tim, kontakt i status članarine. Sve preko toga možete dodati kasnije, kada vam zatreba.
Najčešća greška su „duhovi" na spisku: članovi koji su prestali da dolaze pre pola godine, ali ih niko nije obeležio kao neaktivne. Zbog njih ne znate ni koliko članova klub zaista ima, ni koliko bi članarina trebalo da legne svakog meseca.
2. Članarine: naplata bez jurenja po porukama
Članarine su najosetljiviji deo vođenja kluba, jer se tu mešaju novac i lični odnosi. Nikome nije prijatno da opominje roditelja koji kasni sa uplatom, pa se opomene odlažu, a klub ćuti i trpi manjak.
Tri navike rešavaju najveći deo problema. Prvo, sve uplate idu na račun kluba, ne na privatne račune, to ste rešili još kod osnivanja. Drugo, za svaki mesec treba da postoji jasan pregled: ko je platio, ko nije i koliko klub ukupno potražuje. Treće, podsetnik za dospelu članarinu treba da stigne automatski, jer poruka od sistema nije neprijatna nikome, a poruka od trenera jeste.
3. Raspored treninga: jedno mesto gde se sve gleda
Pitanje „kada je trening?" deluje bezazleno dok ga ne dobijete dvadeset puta nedeljno. Raspored koji živi u Viber grupi u praksi ne postoji: svaka izmena termina je nova poruka, a poruka se do večeri izgubi u moru drugih poruka.
Rasporedu treba jedno mesto gde se uvek gleda i gde izmena važi čim je unesete. Ako se termin u sali pomeri, svi kojih se to tiče treba to da saznaju odmah, a ne da trener zove redom. Isto važi za utakmice, turnire i odlaske na pripreme.
4. Komunikacija sa članovima i roditeljima
Klupska komunikacija ima dva dela koja ne treba mešati. Jedno su obaveštenja: termin je pomeren, utakmica je u subotu u deset, članarina za ovaj mesec je dospela. Drugo je ćaskanje. Obaveštenja moraju da stignu do svakog člana, ćaskanje ne mora.
Zato obaveštenja treba slati kanalom koji ne zavisi od toga da li je neko pročitao grupu do kraja. Za decu je posebno važno da obaveštenja stižu roditeljima, jer odluke o dolasku, prevozu i plaćanju donose oni, a ne dete koje je u sali.
5. Zadržavanje članova: primetite odustajanje na vreme
Najskuplji član je onaj koji ode. Dovesti novog člana košta trud, preporuke i vreme, a zadržati postojećeg često znači samo primetiti na vreme da nešto nije u redu.
Signal je gotovo uvek isti: prisustvo padne pre nego što članarina prestane da stiže. Član prvo počne da preskače treninge, pa dolazi svake druge nedelje, pa se javi da „pauzira". Klub koji beleži prisustvo po treningu vidi taj obrazac na vreme i može da reaguje, razgovorom, promenom grupe ili termina. Klub koji prisustvo ne beleži, sazna tek kada član odustane.
Finansije i obaveze koje ne smete zaboraviti
Klub je pravno lice, pa uz sportski deo idu i obaveze: knjigovodstvo, godišnji izveštaji, obnova članstva u savezu i, ako klub dobija sredstva iz lokalnog budžeta, pravdanje tih sredstava. Za knjige je najpraktičnije naći knjigovođu koji već radi sa udruženjima, to nije trošak na kojem vredi štedeti.
Ako klub tek treba da osnujete, ceo postupak, od osnivačke skupštine do upisa u APR, opisali smo u vodiču kako osnovati i registrovati sportski klub u Srbiji.
Kojim alatom voditi klub
Do tridesetak članova klub se sasvim pristojno vodi tabelom i grupom. Negde iznad te granice počinje haos: verzije tabele se razilaze, članarine se prate napamet, a rasporedi po grupama postaju posao za sebe. Šta sve postoji na tržištu, od tabela i grupa do pravih klupskih platformi, uporedili smo u pregledu vrsta aplikacija za upravljanje sportskim klubovima.
ClubMon je napravljen upravo za ovih pet poslova: profili članova sa statusom, praćenje članarina sa automatskim podsetnicima, raspored treninga u mobilnoj aplikaciji koju članovi i roditelji zaista gledaju i prisustvo po treningu. Radi za klubove svih sportova i za školu sporta, a postavljanje traje manje od sat vremena. Pogledajte šta sve radi i koliko košta.
Često postavljana pitanja
Šta sve obuhvata vođenje sportskog kluba?
Pet poslova koji se ponavljaju: evidencija članova, naplata članarina, raspored treninga, obaveštavanje članova i roditelja i zadržavanje postojećih članova. Uz to idu povremene obaveze kluba kao pravnog lica: knjigovodstvo, godišnji izveštaji i članstvo u sportskom savezu.
Koji je najbolji program za vođenje sportskog kluba?
Onaj koji vaš klub zaista koristi svake nedelje. U regionu se koriste ClubMon, Treniraj Lako i VodimKlub. ClubMon je napravljen za male i srednje klubove: jednostavan je za postavljanje, na srpskom je i besplatan za klubove do 30 članova, pa možete da ga isprobate bez troška i odluku donesete u praksi.
Kako se vodi evidencija članova kluba?
Jedan spisak koji svi u klubu koriste, sa osnovnim podacima po članu: ime, godište, grupa ili tim, kontakt, a za decu i kontakt roditelja, plus status članarine. Važno je da se neaktivni članovi redovno obeležavaju, da spisak ne bi pokazivao članove koji odavno ne dolaze.
Kako klub najlakše prati članarine?
Preglednim stanjem po mesecu: ko je platio, ko kasni i koliko klub ukupno potražuje. Sve uplate treba da idu na račun kluba, a podsetnici za dospele članarine da se šalju automatski, tako da niko iz kluba ne mora lično da opominje članove i roditelje.
Kada je klubu dovoljna tabela?
Do tridesetak članova i jedne ili dve grupe, tabela i Viber grupa mogu da odrade posao. Kada klub ima više grupa, više trenera ili se članarine stalno jure, tabela postaje usko grlo: verzije se razilaze, izmene rasporeda se gube, a pregled plaćanja se pravi ručno svakog meseca.
Koliko košta program za vođenje sportskog kluba?
ClubMon je besplatan za klubove do 30 članova, bez vremenskog ograničenja. Pro plan je 15 evra mesečno za do 200 članova, a Club plan 35 evra mesečno bez ograničenja broja članova. Kartica nije potrebna za početak.